KSeF już działa – co musisz wiedzieć
Krajowy System e-Faktur (KSeF) przestał być zapowiedzią – od lutego 2026 roku obowiązuje już dla dużych firm, a od kwietnia dla większości pozostałych przedsiębiorców. Jeśli jeszcze nie wystawiasz faktur ustrukturyzowanych, ten artykuł zbiera to, co najważniejsze.
Kto już musi korzystać z KSeF
Wdrożenie odbywa się etapami. Od 1 lutego 2026 r. obowiązek objął duże firmy (przychody za 2024 rok powyżej 200 mln zł) – muszą wystawiać faktury w KSeF, a wszyscy przedsiębiorcy odbierający faktury od takich firm muszą już umieć je z systemu pobrać. Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek rozszerzył się na pozostałych przedsiębiorców – zarówno wystawianie, jak i odbieranie faktur w KSeF. W praktyce oznacza to, że dziś, w sierpniu 2026 r., zdecydowana większość firm powinna już być w systemie.
Kto ma jeszcze trochę czasu
Najmniejsze firmy mają jeszcze trochę czasu. Zwolnienie z obowiązku wystawiania faktur w KSeF obejmuje podatników, u których łączna wartość brutto sprzedaży udokumentowanej fakturami, które musiałyby trafić do KSeF, nie przekracza 10 000 zł miesięcznie. Do tego limitu nie wlicza się m.in. faktur uproszczonych (czyli paragonów fiskalnych z NIP nabywcy do 450 zł brutto), faktur wystawianych konsumentom (B2C) ani sprzedaży zarejestrowanej na kasie fiskalnej z raportem dobowym – to osobne kategorie, które po prostu nie liczą się do progu.
Zwolnienie obowiązuje do 1 stycznia 2027 r. – ale jeśli firma przekroczy 10 000 zł jeszcze wcześniej, traci prawo do wystawiania faktur poza KSeF natychmiast, już od tej faktury, którą limit został przekroczony, i nie ma powrotu do starych zasad. To ważny próg do pilnowania na bieżąco, bo dotyczy sporej części jednoosobowych działalności i mikrofirm, które wcześniej mogły odetchnąć.
Na co zwrócić uwagę już teraz
Samo wystawienie faktury w KSeF to jedno, ale prawdziwe problemy pojawiają się przy kontroli poprawności – system sprawdza zgodność faktury ze schemą, ale to nie znaczy, że dokument jest poprawny merytorycznie. Warto zwrócić uwagę na kilka rzeczy: czy dane kontrahenta (w tym NIP) są aktualne i zgodne z rejestrami, czy stawki VAT i jednostki miary są poprawnie zmapowane w systemie księgowym, czy daty sprzedaży i wystawienia się zgadzają, oraz czy faktury korygujące są prawidłowo powiązane z fakturą pierwotną – w KSeF ten element bywa źródłem najwięcej błędów.
Osobny temat to uprawnienia w systemie – kto w firmie może wystawiać, a kto tylko przeglądać faktury, i czy macie ustawione powiadomienia o nowych dokumentach, żeby nic nie umknęło.
Jak mogę pomóc
Pomagam firmom wdrożyć KSeF od strony praktycznej – konfigurację, dopasowanie procesu wystawiania faktur do nowych wymogów oraz kontrolę poprawności dokumentów, zanim staną się problemem podczas kontroli. Jeśli nie masz pewności, czy Twoja firma jest już gotowa, napisz do mnie – wspólnie to sprawdzimy.